ビジネスではお客様に迷惑をかけてしまうことがあるかもしれないです。そんなとき、「お詫びのメール」や謝罪文を書くことになります。しかし、どんな文章の書き方をすれば失礼にならないのか迷った経験のある人は多いでしょう。そこで、「お詫びのメール」の書き方を解説します。
お詫び・謝罪をするときのポイント
ビジネスでは「お詫び」や謝罪をする機会がたくさんあります。上司やお客様に対して失礼にならないような謝罪をしなければいけないのです。そのためのポイントについて解説します。
できれば直接「お詫び」する
こちらに原因があり、何か「お詫び」をしなければいけないことがあるならば、直接「お詫び」をするのがマナーです。直接、相手に会って、頭を下げて謝罪の言葉を述べることで、相手に謝罪の気持ちを伝えることができるでしょう。
もちろん、忙しくてなかなか直接会う機会がないというケースは少なくないです。相手が忙しくて会う機会がないという場合もあるでしょう。それでも、できれば直接謝罪する機会を用意するべきです。
謝り方として一番誠意がある方法は直接「お詫び」することなのです。社内の上司であれば、直接会うことは比較的容易なため、すぐに「お詫び」に向かうようにしましょう。
電話とメールを併用する
どうしても上司やお客様などに直接「お詫び」をすることができない場合は、電話とメールを活用することをおすすめします。まずは電話をかけましょう。電話で直接声を通じて謝罪をすることで「お詫び」の気持ちを伝えられます。
さらに、電話をかけた後にメールを出してあらためて「お詫び」の文章を送るのです。迷惑をかけたことがとても大きなことであれば、手紙に「お詫び文」を書いて送るという方法もあります。
ただし、ビジネスでは「お詫び」の連絡をするのも相手の時間を奪う行為となります。そのため、それほど大きなトラブルではない場合には、ビジネスメールとして「お詫びのメール」を出しておくだけでもよいです。
早めに「お詫び」する
「お詫びのメール」を出す場合でも、直接お詫びをする場合でも、いずれにしても早めに謝罪をすることが大切です。できるだけ素早く謝罪をすることで、こちらの誠意を伝えることができるのです。
何を差し置いても「お詫び」をすることを優先させるべきです。特に相手がお客様であれば、今後の付き合いにも影響してしまうかもしれないです。お客様には一刻も早く「お詫び」をすることをおすすめします。
逆に、社内の上司などの場合には、急いで謝罪をするよりも今やるべき仕事を優先するべきというケースもあります。この場合は、とりあえず「お詫びのメール」を出しておいて、後であらためて謝罪をしましょう。
お詫びのメール・謝罪文の書き方
実際に社内の上司やお客様などに「お詫びのメール」や謝罪文を送るならば、ポイントを意識した書き方をしましょう。件名や書き方にこだわるべきです。
「お詫びのメール」や謝罪文の書き方として、件名や内容で重要なポイントを解説します。
件名で「お詫びのメール」だと分かるようにする
| 「お詫びのメール」の件名 | ○月○日○○の件についてのお詫び、○○のお詫び |
「お詫びのメール」に限らず、ビジネスのメールでは件名がとても重要です。件名を読むだけで内容がすぐに分かるようにしましょう。忙しいビジネスマンにとっては、メールを読む時間も惜しいのです。
そこで、「お詫びのメール」の件名は上記のように分かりやすい内容にしましょう。単に「お詫び」という件名にするのではなく、具体的なことを書くべきです。件名は何度も確認しておきましょう。
件名には、一体何のお詫びをしているのか、その内容をきちんと記載しておきましょう。日付やトラブルの出来事などについて、件名に簡潔にまとめておくのです。件名にまずは気を使うべきです。
原因や解決策を伝える
そもそも、ビジネスでは「お詫び」の言葉よりもトラブルや問題を解決することの方が重要です。そこで、「お詫びのメール」には、きちんと原因や解決策について説明をしておくべきです。
ひたすら謝罪の言葉を書き並べるような書き方をするべきではありません。これでは、相手が怒ってしまう可能性もあります。逆に誠意が伝わらなくなるのです。
原因や解決策を意識した書き方をしてください。そうしないと、失敗を隠そうとしていると思われるかもしれないです。今後、二度と同じ失敗が起きないように解決策を提案するのです。
言い訳はしない
「お詫び」の基本として、言い訳をしないことが大切です。仮に相手にも非がある場合であっても、相手がお客様であれば気分を害させてしまうのを避けるべきです。今後の付き合いのことも考え、言い訳は極力するべきではないです。
言い訳めいた書き方をしてしまうと、相手を怒らせてしまうかもしれないのです。とにかくまずは「お詫び」の言葉を書いて、原因や解決策についても言及し、最後にまた「お詫び」をするという流れにしましょう。
ただし、社内の上司に対する「お詫び」であれば、言い訳をしても良い場面もあります。しかし、誠意のある「お詫び」をするならば、言い訳はできるだけ避けるべきです。
お詫びのメール・謝罪文の例文【社内・お客様】
ビジネスでは、社内の上司に「お詫び」したり、個人のお客様に謝罪したりする場合があります。メールで「お詫び」したり、ホームページに謝罪文を掲載することもあるでしょう。
それぞれの場面において書き方の参考となる例文を紹介します。
お詫びのメール・謝罪文の例文【社内編】
これから社内の上司や同僚などに個人的に「お詫び」をする際にメールや謝罪文の書き方に悩んでいる人がいるかもしれないです。そんな人のためにメールの文章の書き方の参考となる例文を紹介します。
上司への個人的なミスの謝罪
例文
・「○○の請求について計算ミスがあることが分かったため、メールにて恐縮ですがお詫びいたします」
・「私の不注意でミスをしたことをお詫びします。今後このようなことがないよう努めてまいります」
仕事で個人的にミスをしてしまうことがあります。そんなときには、迷惑をかけた社内の相手に「お詫び」をしましょう。この場合、基本的にメールで「お詫び」をすることが多いでしょう。
自分のミスが原因となってトラブルが起きたならば、そのことを正直に伝えるべきです。また、ミスを隠そうとするのではなく、できるだけ早く「お詫び」をするとよいです。
個人的なミスでは、管理者である上司に「お詫び」をすることが多いでしょう。ただし、先輩や同僚などにも迷惑をかけたならば、社内のその人達にも謝罪のメールを送るべきです。
飲み会のキャンセルの「お詫び」
例文
・「急な予定が入り飲み会に参加できなくなりました。幹事の○○さんには迷惑をかけてしまい申し訳ございません」
・「諸事情により飲み会に参加できなくなりました。誘っていただいたのに申し訳ありません」
社内で飲み会が開かれることは多いでしょうが、それをキャンセルすることになったならば、きちんと「お詫び」のメールを出すべきです。幹事の人に迷惑をかけることになるからです。
幹事が上司や先輩であれば、しっかりとした文面で「お詫び」のメールを書くことが大切です。そうすれば、印象が良くなり、今後の付き合いにもプラスとなります。
軽い「お詫び」のメール
例文
・「メールに添付ファイルを付けるのを忘れていました。失礼いたしました」
・「メールの返事が遅れて申し訳ありませんでした」
社内で上司に対して軽く失礼なことをしてしまう場合があります。メールに添付ファイルを付けるのを忘れていたり、返信が遅れていたりする場合は、きちんと「お詫び」のメールを送っておきましょう。
ただし、このようなちょっとしたミスについては、軽くメールで「お詫び」をする程度でよいです。あまり大げさな文章を書いてしまうと相手に余計な気を使わせてしまうかもしれないです。
お詫びのメール・謝罪文の例文【お客様編】
ビジネスではお客様がいて、そちらに対して迷惑や失礼があると今後のビジネスに大きな影響を与えてしまいます。そのため、お客様への「お詫び」はとても重要です。
お客様への「お詫び」をする際の例文を紹介します。
商品やサービスの不備についての「お詫び」
例文
・「お買い上げの○○に商品不良があり、多大なるご迷惑をかけたことをお詫びいたします」
・「ご注文いただいた○○に不備がありましたことをお詫び申し上げます」
ビジネスで商品やサービスを提供していると、不良品を渡してしまったり、不備があったりすることがあります。それはきちんとお客様に「お詫び」をするべきことです。
この「お詫び」の仕方によって、企業のイメージにも影響を与えてしまうかもしれないのです。個人を特定できるならば、その個人に直接「お詫び」をするべきでしょう。
クレームへの謝罪文
例文
・「この度は担当者○○の対応でご無礼がありましたことをお詫び申し上げます」
・「こちらの不手際により○○様長らくお待たせしてしまい本当に申し訳ございませんでした」
個人のお客様からクレームが寄せられることがあります。その内容によっては、メールでの「お詫び」だけではなく、詫び状に謝罪文を書いて送るというケースもあるでしょう。
また、謝罪文には担当者の個人名やクレームを寄せられた人の個人名もきちんと記載すると、誠意を伝えることができます。謝罪文の書き方を間違えてしまうと企業のイメージが悪くなります。
個人のお客様への対応のミスが噂となり評判を下げてしまうこともあります。個人的なクレームにも誠意のある対応を心がけましょう。
お詫び・謝罪に使える表現
実際に「お詫び」のメールや謝罪文を作成するならば、さまざまな表現を知っておくとよいです。できるだけ幅広い表現を駆使して、相手に誠意のある対応をするべきです。
「お詫び」や謝罪の際にどういう表現を使うことができるのか紹介します。
少しカジュアルなお詫びのフレーズ
| 「すみません」 | 「遅刻してしまいすみませんでした」 |
| 「以後、気をつけます」 | 「ミスをしてしまいました。以後、気をつけます」 |
| 「申し訳ありません」 | 「メールを誤送信してしまい申し訳ありません」 |
社内の親しい上司や先輩などに対する謝罪であれば、上記のような表現で十分です。あまり親しい間柄で大げさに謝罪をするべきではないです。大げさに「お詫び」すると逆に心配されるかもしれません。
たとえば、メールで上記のフレーズを用いて「お詫び」するとよいです。もちろん、直接会って謝罪することも大切です。親しい上司であれば、少しカジュアルな表現を用いて謝罪メールを出しても構わないです。
ややフォーマルなお詫びの表現
| 「失礼いたしました」 | 「請求書にミスがあり、失礼いたしました」 |
| 「心よりお詫びいたします」 | 「発注ミスがあったことを心よりお詫びいたします」 |
| 「誠に申し訳ございませんでした」 | 「期日に間に合わなかったこと、誠に申し訳ございませんでした」 |
相手が上司や目上の人、取引先などであれば、ややフォーマルな表現を用いるべきです。きちんと相手を敬って敬語を用いて「お詫び」をすることが大切です。そうしないと失礼になってしまうでしょう。
ある程度かしこまった表現をしなければいけない相手に対しては、何度も文章を読み返して確認するようにしましょう。ちょっとした言葉の間違いで相手を怒らせることもあるからです。
できればメールだけではなく電話や直接会って「お詫び」をするべきです。
「謹んでお詫び申し上げます」
| 「謹んで」の意味 | 敬意を表し、うやうやしく行動すること |
| 「謹んでお詫び申し上げます」の例文 | 「このような事態を招いてしまったことを謹んでお詫び申し上げます」 |
たとえば、企業が不祥事を謝罪するようなケースはフォーマルな謝罪といえます。そんなときには、「謹んでお詫び申し上げます」というフレーズが使われることが多いです。
「謹んで」をつけるのがポイントであり、これによって敬意を表した「お詫び」をしていることを強調できるのです。
就活でのお詫びの仕方
就活中にもお詫びをしなければいけない場面があります。しかし、「お詫びのメール」や謝罪文の書き方が分からない人は多いでしょう。就活での「お詫びのメール」の書き方や注意点について紹介します。
早めに連絡をする
就活で説明会をキャンセルしたり、内定辞退をしたりする場合は、きちんと「お詫びのメール」を作成するべきです。内容も重要ですが、できるだけ早く送ることも重要です。
早めに「お詫びのメール」を送っておかないと企業に迷惑をかけてしまうかもしれないです。すぐに連絡することで対応してもらうことができます。
就活の「お詫びのメール」の例文
例文
・「誠に申し訳ございませんが、この度の選考を辞退させていただきます」
・「大変恐縮して申し訳ありませんが、内定を辞退させていただきたくご連絡差し上げました」
選考や内定を辞退したり、キャンセルしたりする場合にはしっかりと「お詫びのメール」を送りましょう。就活の場合は基本的に「お詫び」はメールで構いません。
ただし、メールで謝罪をすることが恐縮であることも記載しておきましょう。就活であっても、直接謝罪できないことを「お詫び」することは大切です。
「お詫び」のメールや文章の書き方に気をつけよう
ビジネスでは「お詫び」をする機会がたくさんあります。それぞれの状況に応じて、メールや謝罪文の書き方にこだわるべきです。相手に敬意を払い、失礼のない文章を書きましょう。
たとえメールであっても、敬意を表した文章にするべきです。そうすれば、メールでも「お詫び」の気持ちを伝えられます。
