ビジネスでの会議や打ち合わせの後にはお礼の連絡やメールを送ることも多いです。今後の関係を維持・深耕するためにお礼メールには気を配りたいものです。今回は打ち合わせ・訪問後のお礼の書き方のマナーやポイントについて日本語・英語両面でまとめました。
打ち合わせ後のお礼メールの書き方とは
ビジネスシーンではクライアントの訪問や来社、もしくは社内での会議・打ち合わせは多くの部署で日常的に発生しています。
さて、会議や打ち合わせが終わったあとにはきちんとお礼のメールなどを送るのがマナーですが、もちろんただ適当に送ればいいというわけにもいかず、ビジネスマナーに即したメールである必要があります。
今回はそんな打ち合わせ後のお礼メールのマナーについて解説します。まずは、打ち合わせ後のお礼メールについてポイントをまとめました。
後半では例文を紹介しますが、近年は英語でメールを送る機会を持つビジネスマンを増えていますので、英語でのお礼メールの送り方も合わせて紹介します。
英語の場合も考え方は日本語での打ち合わせ後のお礼メールと変わりありませんが、英語のビジネスメールでの作法に則る必要はありますので、その点は注意です。
来社・訪問・来訪後はお礼メールをする！
来社や訪問・来訪での会議や打ち合わせのあと、少なくともお礼のメールをするのは、もはやビジネスマナーとなっております。
もちろん「マナーだから」といってしまえばおしまいなのですが、ここでは打ち合わせ後のお礼メールの必要性について、改めて説明します。
仕事をうまくやっていくためにも、クライアントとの関係を強化していくためにも、訪問・来社での打ち合わせ後のお礼メールの送付は効果を発揮するものです。
ビジネスマナーとしての常識
まず来社・訪問に関わらず打ち合わせや会議のあとにお礼メールを送るのは(とくにお礼電話が基本となっていないビジネスにおいては）一つのビジネスマナーとなっていますので、「打ち合わせ後のお礼メールを送らない」という選択肢は基本的にありません。
ちなみに、この場合ビジネスマナーとしては、基本的には社内の会議や打ち合わせの場合には招聘者が打ち合わせ後のお礼メールを送ります。また、クライアントと売り手の打ち合わせの場合は売り手が打ち合わせ後のお礼メールを送るのが基本的なビジネスマナーです。
打ち合わせ成果や今後のアクションを再確認するため
もし、打ち合わせのお礼メールがただの「お礼」で終わっている場合はとても勿体ないといえますので、ただのお礼メールからもうひとつレベルアップすることが望ましいです。
お礼メールの中で打ち合わせ・会議の内容や今後取り組む内容に触れることで、今回の打ち合わせ成果や今後のアクションを明確化する役割が、お礼メールにはあります。
後段で説明する通り会議の内容を盛り込むなどの工夫をして、今後に役立てる打ち合わせ後のお礼メールを送ることが望まれます。
関係性の維持や発展のため
最後はとくにクライアントとの打ち合わせの場合ですが、そもそもクライアントとのコミュニケーションの基本は「過剰でない、ムダでない限りは極力とるようにする」ということです。
来社後や打ち合わせ後のお礼メールは絶好のコミュニケーション機会といえますので、ここでしっかりとお礼メールを送ることはクライアントとの関係性の維持・発展の目的もあります。
お礼メールを速やかに、そして適切な内容で送ることで「クライアントを大事にしている」スタンスを示すことが今後の関係の維持や発展に重要です。
打ち合わせ後のお礼メールのマナー・注意点
続いては、打ち合わせ後のお礼メールを送る上でのマナーや注意点をいくつか紹介します。先方の来社・自身の訪問に関わらず、せっかく打ち合わせ後や会議後にお礼メールを送っても、お礼メールに掛かるマナーがなってないと相手への印象も悪く、せっかくの効果が台無しになってしまいます。
打ち合わせ後のお礼メールを効果的に活用するためには、以下のお礼メールにかかるマナーや注意点を守って送ることも重要です。
当日中にお礼メールを送る
打ち合わせや会議、来社の当日中にお礼のメールを送ることはまず最低限のマナーといいます。お礼のメールは極力スピーディに送る、とくに日を跨いでから送ると如何にも「忘れかけてたけど思い出したようにメールを送った」印象を与えてしまいます。
尚、一つ例外がありまして、打ち合わせや会議が夕刻だった場合です。このときに夜分にお礼メールを送るか、明朝送るかは相手の仕事の性質にもよりますが、一般的には明朝のお礼メールを送る方が好まれます。
また、外出続きでどうしてもお礼メールの送付が難しい時は、メールの代わりに電話でお礼をいれるのも一案です。
件名を分かりやすく端的に
ビジネスメール全てに言えることですが、特に打ち合わせのお礼メールはわかりやすいように件名を端的に書きます。
件名自体に「お礼メールであること」「会議にかかるものであること」「何の会議か」といった情報が賢明にまとまっていることが望ましいです。
また、表題に【お礼】などつけるとすぐに何の用件のメールなのかわかりやすいです。
普通お礼メールは緊急性を要しないものなので、こうすることで相手が他の大事な要件のメールと取捨選択してもらえる一方、【】をつけることで、多少時間がたったときに埋もれてしまうリスクも回避できます。
このようなお礼メールの件名での一工夫もビジネスメール上の気遣いとして大切です。
今後のビジネスにつながる内容を盛り込む
最後のポイントは今後につながるように内容を工夫することです。
例えば次の打ち合わせまでの自分のToDoについて簡潔に書いたり、逆に相手への依頼事項についてメールでソフトにリマインドしたりといったことが考えられます。
理想形としては、打ち合わせや会議後のお礼メールが簡単な「議事録」になっていて、今後作業を進める際に確認するツールとなっていると最良です。
打ち合わせの場で次回のアポイントが決まらなかった場合は、メールのなかで次の打ち合わせのアポイントを取りに行くのも手です。
お礼を示しつつも、仕事に対して前向きな姿勢を意識して打ち合わせに関係する内容をメールに盛り込むのがポイントです。
打ち合わせ後のお礼メールの例文
それでは、ここまでで打ち合わせ後のお礼メールのポイントを確認した所で、状況毎にお礼メールの例文をいくつか紹介します。
また、近年は外国人の方への打ち合わせのお礼メールを送るシーンがある方も多いですので、最後の方では英語での打ち合わせのお礼メールも紹介します。海外のクライアントの来社時や、海外訪問時に適宜参考にしてください。
クライアント向け①提案前の打ち合わせ後のお礼メール
一つ目のシチュエーションは、クライアント先への訪問による提案前の現状のヒアリングのような打ち合わせ後のお礼メールです。
この場合は、打ち合わせ後には送信側から提案を行うことが想定されますので、提案をしっかりと進めること、また、いずれ提案に伺うことなどが盛り込まれるものと想定されます。
例えばメール例文は以下の通りです。
| 株式会社〇〇〇〇 ▲▲部 〇〇 〇〇 様 平素より大変お世話になっております。 本日、今後のご提案に向けたヒアリングにてご訪問させていただきました、○○○○の△△と申します。 本日はお忙しい時期に貴重なお時間を頂き誠にありがとうございます。 また、貴社の課題意識について改めて確認でき、非常に参考になりました。特に本日打ち合わせの場でも上がっていた××や▲▲の改善については、弊社でもお役立てできる部分も多いと考えております。 つきましては、次回の打ち合わせにて、私より、上記課題を解決するうえで最適な製品をご提案いたしますので、何卒よろしくお願いいたします。 後日、また貴社のご予定につきましてメールもしくはお電話にてお伺いの上、ご訪問いたします。 もし、ご不明な点やご質問など御座いましたら、お気軽にご相談頂けましたら幸甚です。正式な打ち合わせ前でもご訪問にてお答え、ご確認いたします。 今後とも何卒宜しくお願い申し上げます。取り急ぎ、お打ち合わせのお礼を申し上げます。 |
クライアント向け②相手にも依頼事項が発生している場合
コンサルタントなど無形製品を扱う場合には、例えクライアントでも相手にToDoが発生している場合も考えられます。
このような場合には、打ち合わせ後のお礼メールにて、クライアントのToDoに触れることで、お礼メールが打ち合わせのリマインダーとしての役割も果たします。
この場合の例文は以下の通りです。
| 株式会社〇〇〇〇 ▲部〇〇様 平素より大変お世話になっております。 本日、今次プロジェクトの今後の進め方についてお打ち合わせの時間を頂戴した、 株式会社△△の△△でございます。 本日はご多忙にもかかわらず弊社までご来社いただき誠にありがとうございました。今後とも当プロジェクトの円滑運営に向けて徹底注力してまいります。 さて、今後のテーマとして「期間ごとの作業量の見積もり」がでておりましたが、打ち合わせの中でもありました通り、こちらの推計のためには、今後の作業工程の一覧が必要となりますので、○○様にて、ご用意いただき、ご送付いただければ幸甚です。 お忙しいなか大変お手数おかけいたしまして恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。 改めまして、本日のお打ち合わせ誠にありがとうございました。次回もご来社にてお打ち合わせいただく形とはなるかと思いますが、引き続き何卒よろしくお願いいたします。 |
部内の上司向けの打ち合わせ後のお礼メール例文
さて、打ち合わせ後のお礼メールは必ずしも社外にのみ送るものではありません。たとえ社内でも、上席者が出ているときや、関わりの深くない部署との打ち合わせなどの時にはお礼メールを送ることはしばしばあります。以下例文です。
| 【例文】 ○○ 部長（社内上司） お疲れ様です。 本日はお忙しい中○○プロジェクトに関する打ち合わせにご参加いただきありがとうございました。 今回の打ち合わせにてToDoとなっております、以下につきまして、さっそく進めさせていただきます。 ①やること① ②やること② ・・・ （やることについては適宜打ち合わせの内容を要約したものを書きます） ToDoについて認識相違・漏れがございましたらお申し付けください。 次回の打ち合わせにつきましては来週後半を想定しておりますが、詳細なお時間につきましては改めてご連絡いたします。 何卒よろしくお願いいたします。 ○○部 名前（送信者） |
海外クライアントとの打ち合わせ後の英語でのお礼メール
近年は海外のクライアントとの打ち合わせを行うことも少なくありません。海外クライアントの来社や自身の訪問の場合もありますが、電話での打ち合わせ、テレビ電話での打ち合わせの場合もあります。
電話会議などのリモートでの打ち合わせの場合は却ってメールで打ち合わせのお礼を行うことも多いです。その場合、基本的には英語でのお礼メールとなることが一般的です。
ちなみに、打ち合わせ後のお礼メールは、相手が英語圏にいるなど離れている場合の方が、却って重要度は高いです。なぜなら距離が離れていて直接会う機会が極めて限定されるからです。
ある意味では英語での打ち合わせのお礼メールのほうが、その点留意して取り組む必要があります。次の例文は、海外クライアントとの電話での打ち合わせ後のお礼メールを想定した例文です。
| 例文 Dear Mr. /Ms. ○○ Thank you so much for taking your time to attend a phone conference with us. It was a great pleasure for us to discuss ○○ today. We will try our best to achieve your request to accomlish the projct △△. We are planning to hold a next meeting with engineering dept shortly. Regards, 名前 ●●division |
「打ち合わせ」のお礼メールは今後の関係につながる
打ち合わせや会議の後のお礼メールは、先方の来社なのか訪問なのかにかかわらず、マナーとして必要ですが、他にもビジネス上の効果があります。
打ち合わせ後のお礼メールが今後の関係につながることについて、いくつかのポイントから説明します。
クライアント等相手との関係強化
単なるビジネスマナーだからといって侮ってはいけません。打ち合わせ後に速やかにお礼メールを送ることで相手は「この仕事を大事に考えてくれている」という印象を持ちます。
速やかに、マナーに則したメールを送ることは、相手との関係強化にもつながるのです。これは特にクライアントなどと相対している部署においてはとても重要なことです。
今後の連絡がとりやすくなる
誰しも「最初の連絡」というものは何となく送るのに勇気がいるものです。
例え打ち合わせの場で「気軽に問い合わせてください」と言われていても、その後何の連絡もないと、その後の連絡を取るのに躊躇してしまうかもしれません。
速やかにお礼メールを送ることで、相手が連絡を躊躇する気持ちを溶かすことができ、後続の連絡を柔軟に行いやすくなる効果があります。
クライアントから頻繁に連絡をもらえるようになることは営業職であれば必須ですから、そのためにも打ち合わせ後には速やかにお礼メールを送ることが重要です。
「打ち合わせ」のお礼メールを送るメリット
打ち合わせのお礼メールを送るメリットは、ひとつは先に紹介した相手との関係強化ですが、その他にもうひとつ重要なメリットがありますので紹介します。
仕事を円滑に進める効果
先にかいたとおり、打ち合わせ後のお礼メールでは、会議での内容や、ToDoなどを簡潔にまとめておくことが肝要です。
これを確り慣行することで、打ち合わせ後のお礼メールは、打ち合わせの内容を整理し、ToDoを忘れずに実施させるリマインダーの役割を果たします。
ビジネスにおいて「あとで簡単に確認できるメール」は円滑にタスクを進める上でとても役に立ちます。こうして打ち合わせ後のお礼メールに「単なるお礼」以上の効果を持たせることができます。
「打ち合わせ」のお礼メールへの返信の仕方
ここまでで来社・訪問での打ち合わせ後のお礼メールの書き方を説明してきましたが、逆に会議・打ち合わせ後にお礼メールを受け取ることもしばしばあります。
打ち合わせ後にお礼メールを受け取ったあとはもちろん返信をするのがビジネスマナーです。ここでは打ち合わせ後のお礼メールに対する返信について、例文と共に説明します。
社外との打ち合わせ後のお礼メールへの返信①
まずは、特に伝えたいことがなく、「打ち合わせ後のお礼メールに対する返信」以上の性質が必要ではない場合の例文です。
返信で気を付けたいのは、不用意に返信メールの内容を長文にすると「お礼メールのやり取りが続き」という点です。それが「ビジネス上必要なやりとり」ならもちろん行えば良いです。
しかし、例えば会議の内容をただただ反芻するだけのような「無用なやりとり」になってしまうとお互い煩わしいし時間の浪費につながります。
特段もらった打ち合わせ後のお礼メールを受けて「追加確認が必要でない」場合は、お礼メールに対する返信メールは意識的にやや簡潔に済ませるのも手です。
| 【例文】 株式会社○○ △部 ●●様 いつもお世話になっています。△△株式会社の■■です。 こちらこそ、本日はお忙しい中ご来社いただきありがとうございました。 本日の打ち合わせの内容につきましては承知いたしました。 引き続き社内で対応を進めてまいります。 今後とも、どうぞよろしくお願いたします。 （署名） |
社外との打ち合わせ後のお礼メールへの返信②
打ち合わせ後のお礼メールの返信は簡潔で良い、とは言いましたが、状況に応じて、もしくはいただいた打ち合わせ後のお礼メールの内容によっては、自身のTodoなどをお礼に対する返信メールに明記しておくことスムーズなことも勿論あります。
特に今回の打ち合わせと次回の打ち合わせの間での個々の対応事項が多い場合は、やはり自身のTodoをお礼メールに対する返信メール内で共有しておくというのも手です。以下が例文です。
| 【例文】 株式会社○○ △部 ●●様 いつもお世話になっています。本日貴社にご訪問させていただきました△△株式会社の■■です。 こちらこそ、本日は忙しい中弊社とのお打ち合わせのお時間を頂戴しありがとうございました。 ●●様の対応事項につきまして承知いたしました。引き続きお手数おかけいたしまして恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたしました。 一方私側としましては本日の打ち合わせの中で出た＜対応事項・Todoなど＞について、弊社内でも確認しながら進めてまいります。 また次回のお打ち合わせの中で状況を報告できればと思います。 今後とも、どうぞよろしくお願いたします。 （署名） |
社内の打ち合わせ後のお礼メールへの返信の仕方
社内の打ち合わせ後のお礼メールに対しても、簡潔ではありますが、基本的には返信をすることが一般的です。社内で打ち合わせ後にお礼メールを送るのは部下か打ち合わせ・会議のホスト側であるのが基本です。
従って、打ち合わせ後のお礼メールに対して返信を送る場合は、「あなたが上席者」にあたる可能性が高いので、その想定での例文を以下の通り紹介します。
【例文】
| （他部署なら○○部） 各位 お疲れ様です。 本日は打ち合わせを準備いただきありがとうございました。 今後の対応事項は先ほど打ち合わせ後にもらったメールの通りで問題ないと思います。 引き続きよろしくお願いいたします。 署名 |
社内の場合は、先ほどの「長いメールは不要」という考えがより優先される状況が多いです。あくまで簡潔に、打ち合わせに対するお礼と、打ち合わせの内容に問題がないとの考えだけを表明すれば充分です。
英語での打ち合わせ後のお礼メールに対する返信の仕方
打ち合わせ後には英語でお礼メールを送らなければならない状況もあれば、「英語でお礼メールを受け取った」という状況も多々想定されます。
英語でお礼メールを受け取った場合は、もちろん英語でお礼メールに対して速やかに返信メールを送るというのが基本的な動作です。ここでは英語での打ち合わせ後のお礼メールに対する返信メールの例文を紹介します。
考えとしては同様に「返信メールについては簡潔に」といったところを念頭に置いて作成しています。
【例文】
| Dear. ○○ Thank you for the phone conference about next project with us and your email in your busy days. We regard highly the excellent information and ideas you gave us today. We will start to gather materials to go this project ahead immediately. I will report about materiarls at the next conference. Thanks again, △△ |
打ち合わせ後のお礼メールを活用して相手との関係を維持発展させる
ここまででまとめたように来社にせよ、訪問にせよ、打ち合わせ・会議の後にマナーを守ったお礼メールを送ることは、常識でもありますし、相手の関係を深めるチャンスでもあります。
打ち合わせの後には心のこもった、そしてビジネスマナーを守ったお礼メールを忘れずに送るように意識しておくことが重要です。
今回は英語でのメールの文例も含め、打ち合わせ後のお礼メールやお礼メールに対する返信メールの送り方について例文と共に説明しましたので、このような状況の際には是非参考にしてください。
