仕事をしていると社外・社内問わず挨拶のビジネスメールを送ることがよくありますが、初めての相手にはどんな挨拶メールを送れば良いのか分からない人もいるでしょう。この記事では、取引先や初めての相手にもきちんとビジネスメールで挨拶できる挨拶メールの例文を紹介します。
挨拶メールの件名の付け方
ビジネスメールにおいて、件名は非常に重要です。どんなに大事な要件だったとしても、件名が悪ければ開いてもらえません。特に挨拶は取引においても大切な場面ですが、どんな件名にすれば見てもらえるのでしょうか。
挨拶メールだと分かる件名にする
【件名の例文】
| 【年始のご挨拶】三好食品株式会社 山田 史郎 |
| 新任のご挨拶（西村出版株式会社 半沢 美奈子） |
ビジネスメールの件名は、「内容が分かりやすい」ものにするのが基本です。挨拶メールなら、誰が見ても「このメールの内容は挨拶だな」と一発で分かってもらえるタイトルと言えます。例えば「新年のご挨拶」や「新任のご挨拶」等シンプルなものが好まれるでしょう。
件名には送信者の会社と名前も必ず一緒に書きましょう。誰から送られたのか分からないと、迷惑メールだと思われて開いてもらえない可能性があります。ビジネスメールでなくても、日常で知らない人からのメールは怪しいと思って開かないのと同じです。
ビジネスメールは件名で判断される
ビジネスシーンでは、場合によっては毎日100通を超えるメールを受信することになります。限られた時間の中で全てに目を通すことはとてもできません。よって件名を見て必要がありそうなビジネスメールだけを見るのです。
特に営業のビジネスメールでは、「話を断られるのでは」という懸念から敢えて件名から要件を書かない人もいますが、それは逆効果です。メールを受け取る人にとって、相手が信用できる会社かどうかは自分の会社にとっても大きな問題となります。
挨拶メールの書き出しの例
特に初めてやりとりする取引先には、ビジネスメールの書き出しも迷うものです。具体的な例文と一緒にどんな書き出しが良いのかを考えてみましょう。そのまま使える形式の例文を紹介します。
宛名の例文
【例文】
| 株式会社村田商事 御中 |
| スターズ株式会社 総務課 御中 |
| 佐藤食品株式会社 佐藤様 |
| 虹山出版株式会社 人事部 保志様 |
これもビジネスメールの基本ですが、本文を書き始める前に必ず相手の会社名と名前（もしくは部署名または両方）を書きます。1、2行目の例文は個人を特定していない場合で、3、4行目は個人まで特定している場合です。相手の社名までは分かるけれど、どこの部署が対応してくれるのか分からない…という場合は社名だけでも問題ありません。
初対面の相手に送る場合等、個人を特定しない宛名で送信する場合は、必ず「御中」をつけるようにしましょう。これは敬称で、「○○様」と呼ぶのと同じ意味があります。逆に個人を特定している場合は「様」だけで結構です。「御中」と「様」が同時にあると二重敬語で失礼になってしまいます。
少し細かい話ですが、「株式会社」が前につくのか後につくのか（前株・後株と言います）、相手の氏名に間違いがないかどうかも確認しましょう。電子メールでは変換ミスも起こりやすいため注意が必要です。
書き出しの例文
【例文】
| 「突然のメールにて失礼いたします。」 |
| 「初めてご連絡させていただきます。」 |
例文は初めて連絡する社外の人または社内の上司に向けた挨拶文です。カジュアルな会社なら「初めまして」でも良いでしょう。何度かやり取りをしている相手であれば「お世話になっております」、久しぶりの相手には「ご無沙汰しております」を使うことが多いでしょう。
自分の自己紹介はこの書き出し分の直後に書きます。「村本出版 営業部の田中と申します」のように、こちらも社名と名前を名乗りましょう。
挨拶メールの本文を書くときのポイント
ビジネスメールは分かりやすく読みやすいのが鉄則ですが、挨拶メールも同じことが言えます。受信する側も、いくら取引先からでも読みにくいメールは読むのが億劫でしょう。
どうすれば読みやすいメールを作成できるのかを説明します。挨拶メールだけではなく、その他の連絡やお問い合わせにも応用できるでしょう。ビジネスメールであればどんな要件でも使うことができるポイントを紹介しますので是非活用してみてください。
要件は本文の初めに持ってくる・内容はシンプルにする等
全てのビジネスメールに共通することですが、本文の内容は簡単でシンプルなものが望ましいとされています。電子メールは手軽さが重要視されるため、手紙のような長々とした挨拶文も必要ありません。相手は忙しい合間に読んでいることを忘れないようにしましょう。
要件は初めに持ってくる
【例文】
| 村本出版 営業部の田中と申します。 12月15日より貴社の担当となりましたため、ご挨拶のご連絡を致しました。 |
要件は自己紹介の後「こういった件でご連絡致しました」のように言うようにしましょう。挨拶メールなら「ご挨拶のご連絡をさせていただきました」とはっきり述べます。これは社外の取引先だけでなく、社内向けのビジネスメールにも言えることです。
内容は簡潔に
ビジネスメールの本文は短く簡潔に書くようにしましょう。礼儀を尽くすことも大事ですが、相手も自分のお仕事で忙しい筈です。限られた時間を割いてもらっていることを忘れてはなりません。
ビジネスメールに慣れていない時は、「相手に何を伝えたいのか」を一度箇条書きで整理すると良いでしょう。一番伝えたいことだけに絞っていけば、おのずとシンプルで読みやすいメールの文章が作れる筈です。
初めての社外の人にメールを送る場合
【例文】
| 「吉田様からのご紹介を頂き、ご連絡を差し上げました」 |
| 「貴社が提供されているキャッシュレスサービスを拝見し、ご連絡させていただきました。」 |
初めて取引する相手や社外の人にビジネスメールを送る時、折角なら良い印象を持ってもらえるビジネスメールを送りたいものです。そのためには、「どうしてメールを送ったのか」の理由を明記するのが良いでしょう。
テンプレートのような決まり文句ではなく、「貴社だからこそメールを差し上げました」という言葉がある方が気持ちも伝わりやすいでしょう。メールは相手の表情が見えないだけに書かれている言葉に重きが置かれます。
挨拶メールの締めの一文の例
ビジネスメールでの締めの挨拶はある程度常套句が定まっていて、挨拶メールでも特別な締めを書かなければならないというわけではありません。ビジネスメールを送る相手が社内の上司でも社外の取引先でも、普段使う結びの挨拶を使って大丈夫です。
多いのは「よろしくお願いいたします」
【例文】
| 「今後ともよろしくお願いいたします。」 |
| 「何卒よろしくお願い申し上げます。」 |
| 「ご指導ご鞭撻のほど宜しくお願い致します。」 |
ビジネスメールで使われる締めの挨拶として多いのが「よろしくお願いします」をより丁寧にした表現です。主に「よろしくお願いいた（致）します」か「よろしくお願い申し上げます」のどちらかですが、前者の方がより丁寧になります。
ちなみに「お願い申し上げます」は本来二重敬語で間違った表現です。現在はよく使われる言い回しとして定着していますが、言葉遣いに気を遣う企業には使わない方が無難でしょう。
その他の締めの挨拶
【例文】
| 「取り急ぎメールにてご挨拶を申し上げます。」 |
| 「取り急ぎメールにて失礼いたします。」 |
| 「後日改めてご連絡差し上げます。」 |
1、2行目の例文は、「本当は直接顔を合わせてご挨拶に伺わなければならないのですが、今は失礼ながらメールでご挨拶します」という気持ちが含まれています。かなり畏まった表現なので、固い雰囲気のある企業に使うのが良いでしょう。会社にも業種や理念等から色々な雰囲気がありますので、相手の雰囲気に合わせた言葉選びをするのがベストです。
挨拶メールの例文【社内・社外・季節の挨拶】
実践編として、挨拶メールの具体的な例文を紹介します。社外向け・社内向けの他、季節に合わせた挨拶についても紹介します。日本における季節の挨拶は月ごとに決まっているため、ここでは簡単に紹介することとします。
挨拶メールの例文【社内編】
【例文】
| 件名：着任のご挨拶（株式会社ニューエージェント 営業部 星野 美月） 株式会社ニューエージェント 営業部 三宅様 突然のメールにて失礼いたします。 12月1日より営業部に配属されることとなりました、星野です。 今週は三宅様がいらっしゃらないと伺いましたのでご挨拶のメールを差し上げました。 営業は未経験のためご迷惑をおかけする点もあるかと存じ上げますが、 一日も早く当社のお役に立ちたいと精進する所存です。 後日またご挨拶に伺えればと考えております。 何卒よろしくお願い致します。 —————————————————– 株式会社ニューエージェント 営業部 星野 美月（Hoshino Mitsuki） 住所: 東京都○○区 △-△△-△△ 太陽ビル2階 TEL: 123-456-7890 Mail: Hoshino.M@newanagent.com |
社内の上司に向けた挨拶メールです。業種にもよりますが、転属や異動先で新たな上司にご挨拶をするということも、ビジネスではよく見受けられます。相手が自分の社内の人でも、固い印象なら例文よりもっと固い言葉を、カジュアルならやや砕けた言葉を使っても良いでしょう。
本文の後には必ず罫線を入れ、署名を書くのがビジネスメールの基本です。入力する連絡先は勤務地ですが、学生やフリーランス等会社に勤務していない場合は自宅の連絡先を書きます。
挨拶メールの例文【社外編】
【例文】
| 件名：【新任のご挨拶】株式会社ニューエージェント 星野 美月 株式会社テクノグループ 人事部 松田様 初めてご連絡いたします。株式会社ニューエージェント 営業部の星野と申します。 この度12月10日より、貴社の担当をさせていただく運びとなりましたのでメールを差し上げました。 至らぬ点はあるかと存じますが、全力で貴社のサポートをさせていただく所存でございます。 後日またご挨拶に伺いたく存じますが、取り急ぎメールにてご挨拶とさせていただきます。 今後ともよろしくお願いいたします。 —————————————————– 株式会社ニューエージェント 営業部 星野 美月（Hoshino Mitsuki） 住所: 東京都○○区 △-△△-△△ 太陽ビル2階 TEL: 123-456-7890 Mail: Hoshino.M@newanagent.com |
挨拶と同時に新しく取引先の担当になったことを知らせるビジネスメールです。挨拶は簡潔・短い文でまとめましょう。最近はスマートフォンでメールを見る人も多く、1文が長いと読みづらくなる可能性があることから適度に改行を入れるのも良いでしょう。
挨拶メールの例文【季節の挨拶編】
ビジネスメールには、年末年始や夏季休業のような季節の挨拶を送る場合があります。ここでは大体どんな会社も送信することの多い、年末年始の季節の挨拶を例文として紹介しましょう。年末年始は休業日や仕事始めの日程が会社によってバラバラなことも多いため、混乱が生じないように連絡を入れる場合が多いです。
年末の挨拶
【例文】
| 件名：【年末のご挨拶】株式会社ニューエージェント 星野 美月 株式会社テクノグループ 人事部 松田様 いつも大変お世話になっております。 株式会社ニューエージェント の星野です。 今年も残すところわずかとなりました。お忙しくお過ごしのことと存じます。 本年は格別なご愛顧を賜り、深く御礼申し上げます。 さて、弊社の年末年始の休業日は下記の通りとなっております。 2018年12月27日(木)～2019年1月6日（日） （新年は1月7日から業務を開始いたします。） 寒さが一段と厳しくなる時期ですが、くれぐれもご自愛ください。 来年も変わらぬお付き合いを宜しくお願い致します。 —————————————————– 株式会社ニューエージェント 営業部 星野 美月（Hoshino Mitsuki） 住所: 東京都○○区 △-△△-△△ 太陽ビル2階 TEL: 123-456-7890 Mail: Hoshino.M@newanagent.com |
挨拶は簡潔に述べましょう。年末年始は会社によって休業日や業務開始日が違っているため、取引先が連絡したら休みで対応が大幅に遅れてしまった…となっては大きなトラブルになりかねません。そのため、こうした年末の挨拶メールを書くのです。
新年の挨拶
【例文】
| 件名：【新年のご挨拶】株式会社ニューエージェント 営業部 星野 美月 株式会社テクノグループ 人事部 松田様 謹んで新年のお慶びを申し上げます。 株式会社ニューエージェント の星野です。 昨年は格別のご高配を賜り誠にありがとうございました。 本年も貴社のお力になれますよう、より一層精進いたします。 弊社は 1月7日（月曜日）午前10時 より業務を再開しております。 今年一年が松田様にとって発展ある年となりますよう、お祈り申し上げます。 何卒宜しくお願い致します。 —————————————————– 株式会社ニューエージェント 営業部 星野 美月（Hoshino Mitsuki） 住所: 東京都○○区 △-△△-△△ 太陽ビル2階 TEL: 123-456-7890 Mail: Hoshino.M@newanagent.com |
年末の挨拶をした場合は、必ずしも新年の挨拶をする必要はありません。また「あけましておめでとうございます」のような年始ならではの挨拶をするのは「松の内」という期間のみで、1月７日まで（地域によっては１月15日）なのにも注意しましょう。
その他の季節の挨拶
【例文】
| 1月「謹んで新年のお慶びを申し上げます。」 |
| 2月「まだまだ厳しい寒さが続く時期ですが、いかがお過ごしでしょうか。」 |
| 3月「春の訪れが近づいてまいりましたが、いかがお過ごしでしょうか。」 |
| 4月「すっかり春めいた気候となりましたが、いかがお過ごしでしょうか。」 |
| 5月「ゴールデンウィークも終わり、初夏の足音が聞こえる日和が増えてまいりました。」 |
| 6月「梅雨に入り外出の機会も減る時期となりましたが、元気でお過ごしでしょうか。」 |
| 7月「いよいよ夏本番ですが、お変わりありませんでしょうか。」 |
| 8月「厳しい残暑が続いておりますが、いかがお過ごしでしょうか。」 |
| 9月「まだまだ暑さが残る時期ですが、お元気でお過ごしでしょうか。」 |
| 10月「秋らしくなってまいりましたが、お変わりありませんでしょうか。」 |
| 11月「落葉の候、いかがお過ごしでしょうか。」 |
| 12月「今年も残すところ僅かとなりました。忙しくお過ごしのことと存じます。」 |
ビジネスメールでも使える、各月ごとの季節の挨拶です。ここで挙げているのは全て書き始めに使える言葉ですが、結びの挨拶にも季節の表現があります。他の記事で詳しく解説されているので、以下のページを併せて見るのもおススメです。
相手に読んでもらえるビジネスメールを書こう
挨拶メールの書き方について解説しました。ビジネスメールは、忙しい時間の中で手軽に読んでもらえることを想定したツールです。時間がない中で読んでもらうことを意識しつつ、気持ちのこもった挨拶ができると良いでしょう。
季節の挨拶は日本ならではの挨拶です。相手を気遣う言葉をかけるのも人間関係では大切ことなので、年末年始以外のビジネスメールにも取り入れてみてはいかがでしょうか。
