ビジネスやメールで「欠席させていただきます」と使う機会はたくさんあります。慣用的な表現となっていて、意識せずに「欠席させていただきます」を使っている方は多いです。しかし、言葉は正しい意味や使い方を理解することが大切です。この言い回しの使い方や例文を紹介します。
「欠席させていただきます」は正しい敬語？
ビジネスではよく「欠席させていただきます」が使われることが多いです。それはこの言い回しが敬語であると考えられているからです。それでは実際に「欠席させていただきます」は正しい敬語なのでしょうか。敬語として正しいのかどうか解説します。
「欠席させていただきます」は慣用的な表現になっている
基本的に「欠席させていただきます」は慣用的な表現として認められており、敬語として正しい使い方であると考えられます。
欠席に「させていただく」という敬語表現がつけられているのです。
したがって、これは基本的に目上の人に使われることが多いです。
会議や結婚式、イベントなどに招待されたときに、不参加することを連絡する際に「欠席させていただきます」が使われることがよくあります。ビジネスでもそれ以外の場面でも「欠席させていただきます」はよく耳にするでしょう。
せっかく誘ってくれたものに不参加になるのは相手に対して申し訳ないものです。そういうニュアンスが含まれているのが「欠席させていただきます」なのです。
「させていただく」は相手から許可を得たいという意味
「させていただく」というのは相手に対して許可をもらいたいという気持ちが含まれています。
そのため、上司や先輩に対して用いるときには適しているでしょう。
「欠席します」では相手に許可をもらっているというニュアンスが含まれていないため、失礼になるかもしれません。
責任者に対して用いることが多いでしょう。
もし部下が会議の不参加の連絡をする際に上司に対して「欠席します」と言ってしまえば、上司の機嫌を損ねるかもしれないのです。また、きちんと理由を伝えるべきです。
「欠席させていただきます」の使い方
「欠席させていただきます」は敬語のため実際にビジネスのメールや連絡などの際にどんどん使ってみましょう。しかし、正しい使い方を知っていないと、敬語として間違えた使い方をしてしまうかもしれません。どのように使うべきなのか説明します。
上司や先輩に対して用いる
基本的に敬語のため自分よりも目上の方に対して使われるのが普通です。
「欠席させていただきます」と言うことによって、相手に謝罪をするという気持ちも伝えることができるでしょう。礼儀を尽くしていると感じさせられるのです。
したがって、自分よりも目下の人に対して「欠席させていただきます」と言うのはおかしいです。
目下の人間に許可をもらうという状況がそもそもおかしいからです。
また、同僚に対して用いるのも変に思われてしまいます。
「欠席させていただきます」とセットで理由も添えるのが一般的です。相手に許可をもらうためには、理由を伝えるのが筋でしょう。
話し言葉でもメールでも使える
「欠席させていただきます」はたとえばメールで不参加を連絡する際に使うことができます。
あるいは、直接先輩や上司などに対して不参加を伝える際にも、たとえば「都合により欠席させていただきます」と使うことができるのです。
出欠の確認がメールで行われることは少なくありません。
この場合は返信する際に「欠席させていただきます」と使うのです。ビジネスでは特にメールの返信で出欠の確認をするケースが多いです。
また、メールの返信では、自分が出席するのか欠席するのかはっきりと返信で伝えることが大切です。返信の文章として「欠席させていただきます」と入れておけば、あなたが欠席することは明らかとなります。
「欠席させていただきます」の例文【ビジネス・メール】
「欠席させていただきます」はビジネスやメールにおいてさまざまな場面で利用できる言い回しです。その正しい使い方の参考となる例文を紹介します。さまざまな場面における「欠席させていただきます」の使い方を覚えてください。
「欠席させていただきます」の例文【ビジネス編】
ビジネスで実際にどのような場面で「欠席させていただきます」を使えばいいのか、具体的な例文を含めて説明します。
会議や打ち合わせを欠席するとき
ビジネスではよく会議や打ち合わせなどが行われます。
もしこれらに不参加となったならば、そのことを伝えなければいけません。
たとえば、
「これから取引先の方と会わなければいけないため、会議を欠席させていただきます」
と使います。
この例文のようにきちんと欠席をする理由を伝えておくべきです。
特に相手が社内の上司や先輩であれば、理由を言わないと必ずそれについて聞かれるはずです。
嘘をつかずに正直に答えましょう。
特に相手が偉い人の場合は、言葉の使い方には注意しなければいけません。
「欠席します」と軽い口調で言ってしまうとあなたの印象はかなり悪くなるかもしれないです。
きちんと「欠席させていただきます」という言い方をしましょう。
飲み会や食事会を欠席するとき
飲み会や食事会、あるいは懇親会などが行われることがあります。
これらの幹事を上司や先輩がしているケースがあるでしょう。
この場合、もし不参加となるならば、「所用のため欠席させていただきます」と伝えましょう。
ビジネスに直接関係のないこのような事柄の場合は、こちらの例文のように理由を説明しなくても構いません。ただし、相手によっては理由を尋ねてくることもあるため、そのときにはきちんと伝えましょう。
「欠席させていただきます」の例文【メール編】
メールで「欠席させていただきます」を使う場面はたくさんあります。断り方の参考になる例文を紹介します。
冠婚葬祭の欠席メール
社会人になると冠婚葬祭のお誘いを受ける場面はたくさんあります。
これらについて招待状が届けられることもあるでしょう。
本来ならば、これらの不参加の連絡ははがきでするべきですが、最近はメールですることも増えています。
メールで欠席について連絡をするならば、
「本来であれば直接伺いたいところなのですが、諸事情により欠席させていただきます」
と送りましょう。こちらについては、この例文のように特に理由を詳しく説明する必要はありません。
相手もマナーとしてあなたに理由を尋ねるようなことはしないでしょう。また、返信の際には、本当は参加したいという気持ちがあったことをきちんと伝えましょう。
メールで案内されたとき
会議や打ち合わせ、イベントなどの案内がメールで送られてくることがあります。
この場合、返信の際に不参加の連絡をすることになります。
「どうしても都合がつかず今回は欠席させていただきます」
と返信をしましょう。
返信のメールの際には、まず参加するのか不参加するのかはっきりさせておくことが大切です。
たとえばメールの文頭に
「お誘いはありがたいのですが、今回は欠席させていただきます」
と書いておきましょう。
また、返信の際には、件名にも欠席することを分かりやすく書いておくと良いでしょう。
「欠席させていただきます」を使うときの注意点
ビジネスをはじめとしてさまざまな場面で使われるのが「欠席させていただきます」です。こちらは敬語として便利に使っている方が多いのですが、注意するべき点もあります。「欠席させていただきます」を使う際に意識しておくべきポイントを解説します。
許可を得る必要のない場面では用いない
まず「欠席させていただきます」は相手に許可を求める言い回しです。
上司や先輩に責任があり、それに対して敬語として「欠席させていただきます」を使うのは構いません。
ただし、そのイベントや集まりなどが自由参加であり、欠席をするのも自由なのであれば、「欠席させていただきます」と連絡するのは違和感が生じます。卑屈すぎる言い回しになりかねないからです。
たとえば、飲み会に誘われて、それを断る際に「欠席させていただきます」と使うのも場合によってはおかしなニュアンスで伝わるかもしれません。他人行儀な印象を与えてしまうかもしれません。
単なる出欠確認には用いるべきではない
ビジネスでは自分が別に参加する義務のない集まりがたくさんあります。
この場合、単なる出欠確認として出席するかどうか尋ねられることがあるのですが、
それに責任が伴っているわけではない場合は、「欠席させていただきます」と言うべきではありません。
たいした用事でもないのに「欠席させていただきます」と言ってしまうと、相手に対してへりくだりすぎです。
相手に対して嫌味を言っているように思われる危険性もあります。
何でもかんでも「させていただく」を使えばいいのではありません。
最近は「欠席」以外にも「させていただく」が多用される傾向があります。
しかし、「させていただく」という敬語の言い回しが正しい場面は案外少ないのです。
「欠席～」でよく使われる表現
「欠席させていただきます」のような表現は他にたくさんあります。こちらでは例文を交えて「欠席～」の表現を3つ紹介します。いろいろな例文を参考にして、不参加を連絡する際のバリエーションを増やしてください。
「欠席いたします」
単に欠席することを連絡したいだけならば、
「欠席いたします」を使いましょう。
それに参加する義務がなく、特に責任もないような軽い事柄に対して「欠席させていただきます」を使うのは重たすぎます。
また、「欠席いたします」は敬語として「欠席します」よりも丁寧なため、上司や先輩に不参加を伝える際には「欠席いたします」を使いましょう。「○○のため欠席いたします」ときちんと理由も伝えるようにしましょう。
メールの返信で簡単に不参加を伝えたいときには、一言「欠席いたします」と書いて返信するだけでも良いです。気軽に使える便利な表現となっています。
「欠席でお願いします」
こちらも「欠席させていただきます」と同様によく使われる表現です。
「お願いします」は相手に許可を求めている表現のため、「欠席させていただきます」と同じようなニュアンスで使われることが多いです。
「欠席させていただきます」との違いとしては、
「欠席でお願いします」は同僚や目下の人間にも使える点です。
「お願いします」も確かに「させていただく」に近い意味があるのですが、目下の人に使っても変ではありません。
ただし「欠席でお願いします」は目上の人に使うには正しい敬語とはいえません。場合によっては失礼に思われるかもしれないため、親しい相手にのみ使いましょう。
「欠席とさせていただきます」
こちらは「欠席させていただきます」に「と」をつけただけの言い方です。
こちらは最近よく耳にすることが多くなっている言い方です。
「と」をつけることによって、より柔らかいニュアンスにしようとしているのです。
「欠席とさせていただきます」も慣用的な表現としては認められつつあります。
ただし、実際には「と」をつける必要はなく、「欠席させていただきます」で十分です。相手が敬語に厳しい相手だと、「と」をつけるのは逆効果になるかもしれません。
「欠席～」以外に出席を断る表現
出席を断りたいという場面はたくさんあります。その連絡をする際に「欠席させていただきます」がふさわしくないケースもたくさんあるでしょう。その場合にどのような連絡の仕方をすればいいのか、便利な言い回しを紹介します。
「出席を見送らせていただきます」
「欠席します」では相手に対して強い拒絶のニュアンスを与えてしまう可能性があります。
せっかく誘ってくれたものを断るというのは、相手を傷つける可能性もあるため注意するべきです。
そんなときにこちらの言い回しはおすすめです。
「欠席する」よりも「出席しない」の方が相手を傷つけない表現となるのです。
ビジネスでもプライベートでも、このような言い回しを使いこなしてみましょう。
ただし、この言い方は曖昧さを含んでいて、はっきりと断定していません。ビジネスの場合は、はっきりと「欠席させていただきます」と伝える方が分かりやすいケースもあるため気をつけましょう。
「出席がかないません」
こちらも「出席を見送らせていただきます」と同様に相手に対するダメージに配慮した言い回しとなっています。
「かないません」とは「叶いません」のことです。つまり、本当は出席したかったという気持ちを強く伝えることができるのです。
また「出席がかないません」という場合には止むに止まれぬ理由があるというニュアンスがあります。
可能ながらどうして出席できないのか、その理由についてもきちんと伝えておくと良いでしょう。
その理由では仕方がないと相手が納得してくれれば、効果的です。
「不参加とさせていただきます」
こちらは「欠席」を「不参加」に言い換えた表現です。「欠席」は自分の席が決まっているからこその表現です。つまり、あなたが参加することが前提になっている場合に使われるでしょう。
しかし、自由参加の集まりはたくさんあります。この場合「欠席」という表現を使うのは不適当でしょう。
この場合は「不参加とさせていただきます」というふうに断ればいいのです。
欠席を正しく伝えましょう
ビジネスでは特に出欠の確認が行われることは多いです。そんなときには正しく「欠席させていただきます」を使いこなしましょう。場合によっては「欠席させていただきます」という言い回しがそぐわないこともあるため注意してください。
それぞれの場面で正しい敬語や言葉遣いを使えるようになれば、あなたは礼儀正しい人間であると評価されます。
